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Handreichung für Rechnungssteller

Sie können uns Rechnungen, neben der klassischen Papierform, auch als elektronische Rechnung (E-Rechnung) zusenden. Hierzu nehmen wir am E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein teil, dessen Nutzung wir für Sie in diesem Kapitel erläutert haben.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format erstellt wurde. Dies ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung über ein Buchhaltungsprogramm. Hier ein Beispiel:

E-Rechnung Beispiel XML-Format

Es handelt sich bei einer E-Rechnung nicht um ein PDF, sondern um ein sog. XML-Format. Die gängigsten Standards, die beide vom Rechnungsportal unterstützt werden, sind XRechnung und ZUGFeRD. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, weil ein lesbares PDF mit einer XRechnung kombiniert wird (ZUGFeRD ist die Abkürzung für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland").

Zur korrekten Adressierung einer solchen E-Rechnung ist es stets erforderlich, eine gültige Leitweg-ID in das Feld BT-10 (BT = Buyer reference = Käuferreferenz) des XML-Datensatzes einzutragen.

E-Rechnung Leitweg-ID Beispiel

Das gilt auch für die Nutzung des Peppol-Netzwerks als Zugangsweg (s.u.).

Die Leitweg-ID des Kreises Schleswig-Flensburg lautet: 01059-0000-23

E-Rechnungen müssen maschinenlesbar im Format XRechnung (ab der Version 2.0) oder ZUGFeRD (ab der Version 2.1.1) mit dem Profil XRechnung oder EN 16931 vorliegen.

Folgende Zugangswege sind zulässig:

1. Über das Peppol-Netzwerk:

Um E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk versenden zu können, müssen Sie an das Peppol-Netzwerk angeschlossen sein. Dafür stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung:

(1)  Nutzung eines bestehenden Peppol Service Providers

(2)  Eine eigene Mitgliedschaft bei OpenPeppol und Aufbau eines eigenen Peppol Access Points

Für eine ordnungsgemäße Zustellung ist, neben der Angabe der Leitweg-ID im XML-Datensatz, zusätzlich als Peppol- bzw. Participant-ID 0204: 01-Kommunen-27 einzutragen.

Was ist das Peppol-Netzwerk und was genau muss ich tun?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk, das den einfachen und sicheren Austausch elektronischer Dokumente, insbesondere E-Rechnungen, zwischen Unternehmen und Behörden ermöglicht. Damit das funktioniert, gibt es die sogenannten Access Points. Das sind geprüfte Dienstleister, die den Versand und Empfang von elektronischen Dokumenten technisch ermöglichen, ähnlich wie ein E-Mail-Anbieter.

Eine Übersicht dieser offiziellen Anbieter finden Sie hier:

https://peppol.org/members/peppol-certified-service-providers/

Was Sie tun müssen:

  1. 1.    Registrieren Sie sich einmalig und kostenlos bei einem dieser Peppol-Dienstleister.
  2. 2.    Erstellen Sie Ihre E-Rechnung im passenden Format.
  3. 3.    Senden Sie die Rechnung über Ihren Access Point an unsere Peppol-ID (s.o.).


2. Direkt über das E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein:

Hierfür ist eine einmalige und kostenlose Registrierung am Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erforderlich. Wichtig ist, dass Sie dabei eine E-Mail-Adresse angeben müssen, über die Sie E-Rechnungen über das Portal an uns versenden möchten, denn nur diese Adresse wird vom Portal akzeptiert! Es ist also nicht sinnvoll, E-Mail-Adressen einzelner Mitarbeitenden zu nutzen, sondern ein eigenes Funktionspostfach speziell für den Versand von E-Rechnungen einzurichten. Sie können das Portal in einem beliebigen Internetbrowser unter folgender Adresse aufrufen: https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal.

Ihnen wird über den Aufruf direkt das folgende Menü angeboten, in dem Sie die Registrierung vornehmen können:

Screenshot E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein


Unsere E-Mailadresse lautet (einheitliche Adresse aller Kommunen im Landesrechnungsportal):

rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de.

Es gilt eine Größenbeschränkung von 200 Megabyte. Bitte beachten Sie, dass pro E-Mail ausschließlich eine einzelne XML-Datei an die von Ihnen genannte Adresse übermittelt werden darf. Dies gilt gleichermaßen für das ZUGFeRD-Rechnungsformat.

3. Direkterfassung im Portal:

Sie können, ebenfalls nach einmaliger und kostenloser Registrierung, Rechnungen auch direkt im Landesrechnungsportal über eine Eingabemaske erstellen. Die Portaladresse lautet: https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG. Die maximale Anzahl rechnungsbegleitender Anlagen ist auf 200 beschränkt.

Wie genau kann ich Rechnungen im Portal erstellen?

Sofern Ihr Rechnungsprogramm keine E-Rechnungen erzeugen kann, können Sie das Portal wie ein Rechnungsprogramm nutzen, das für Sie eine XRechnung erstellt, die an uns weitergeleitet wird. Sie werden durch ein (beim ersten Mal) recht umfangreiches Menü geleitet, in dem Sie alle relevanten Angaben zur Rechnung hinterlegen können, z.B. Rechnungsnummer, Betrag, Zweck, UST-ID etc. Sie erhalten aus dem Portal eine Bestätigung und die Original-XRechnung, die in einem hinterlegten Dateipfad abgespeichert wird. Bei der nächsten Rechnung an uns können Sie diese XRechnung einfach im Portal hochladen und bearbeiten, was bedeutet, dass Sie dann nur noch relevante Angaben ändern müssen. So aufwändig die erste Rechnung vielleicht auch sein mag, so einfach wird es bei den folgenden.

Demnächst wird Ihnen aus dem Portal, zusätzlich zur XRechnung, auch ein für Sie lesbares PDF mitgeschickt. An dieser Stelle vielleicht ein hilfreicher Praxistipp:

Das kostenlose Tool PDF24 bietet Ihnen die Möglichkeit, einfach und bequem E-Rechnungen zu visualisieren und als PDF zu speichern. Zudem können E-Rechnungen in allen gängigen Formaten selbst erstellt werden. 


4. Wichtige Hinweise:

  • Sofern die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger ordnungsgemäß zugestellt werden konnte, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung in der Form eines Laufzettels. Falls ein Eingangskanal genutzt wurde, der die Registrierung im Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erfordert, wird die dort hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet. In allen anderen Fällen wird die im XML-Datensatz angegebene Kontakt-E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders verwendet.
    Sollten Sie keine Bestätigung erhalten, können Sie nicht von einem Zugang der elektronischen Rechnung ausgehen, selbst wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten haben.
  • ·       Wenn Sie Ihrer E-Rechnung Dokumente anhängen möchten (z. B. Lieferscheine oder Leistungsnachweise), dann müssen diese direkt in der XML-Datei eingebettet sein und in einem der Formate PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS oder XML vorliegen.

E-Rechnungen mit Anlagen in anderen Formaten werden zwar angenommen, unzulässige Anlagen werden aber ignoriert. Über nicht berücksichtigte Anlagen werden Sie informiert.

Nicht akzeptiert werden:

  • E-Rechnungen per E-Mail von Absendern, die nicht im Serviceportal registriert sind.
  • E-Rechnungen, bei denen der XML-Datensatz nicht dem Standard XRechnung entspricht.
  • E-Rechnungen mit einer ungültigen oder unbekannten Leitweg-ID.
  • E-Mails, die mehrere E-Rechnungen beinhalten.
  • Per E-Mail versandte XRechnungen, die neben dem XML-Datensatz weitere Anlagen enthalten. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist eine Anlage im PDF/A3-Format entsprechend des ZUGFeRD-Standards zulässig.
  • Spam oder Nachrichten mit Schadcode.
  • Sollte die E-Rechnung aufgrund eines Fehlers nicht zustellbar sein, werden Sie darüber informiert. Keine Benachrichtigung erhalten Sie, wenn Ihre Nachricht als Spam erkannt wird, sie Schadsoftware enthält oder von einer nicht registrierten E-Mail-Adresse gesendet wird.

Weitergehende Informationen bzw. FAQ finden Sie auf der Seite des ITV.SH:

https://itvsh.de/infothek/e-rechnung#c2368


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