SQKM-Personal - Pflege der Kita-Datenbank

• Erfassung von abwesendem Personal 

Eine Aussage war, dass die Person nach 6 Wochen nicht mehr in der Finanzierung berücksichtigt wird. In §37 steht, dass Personen, die im Vormonat oder im aktuellen Monat Arbeitsleistung erbracht haben in der Berechnung berücksichtigt werden.

Beispiel: am 1.9. ist die Person noch tätig, meldet sich aber am 2.9. krank und fällt über 6 Wochen aus.

Bei der Regelung nach §37 Abs.2  Nr.4:

Müsste die Person in der September-Finanzierung als auch in der Oktober-Finanzierung berücksichtigt werden, da die Person im September einen Tag tätig war.

Bei der Aussage nach 6 Wochen:

Würde die Person nur im September-Finanzierung berücksichtigt werden

Wie wird seitens der Kita-Datenbank gerechnet und worauf wird da geachtet?

 Antwort vom Sozialministerium:

Der § 37 beschreibt die pauschale Stichtagsregelung. Tatsächlich findet die Person im September und im Oktober Berücksichtigung, weil sie an mindestens einem Tag des Monats Arbeit geleistet hat. Eine genauere Differenzierung wird aus praktischen Gründen nicht vorgenommen.

• Thema Beschäftigungsverbot für Kita-Mitarbeiterinnen

Was klar ist, die Abwesenheit wird über den Reiter SQKM-Personal erfasst.

Beim Beschäftigungsverbot bekommt der Arbeitgeber die Gehaltszahlungen zu 100% von der Krankenkasse bezahlt, werden diese Personen dann auch ab dem 1. Tag der Abwesenheit nicht mehr in der Finanzierung berücksichtigt und wie soll dies kenntlich gemacht werden?

Ansonsten wäre es eine Doppelfinanzierung!

 Antwort vom Sozialministerium:

Siehe dazu Frage 1. Mitarbeiter:innen, die dem gesetzlichen Beschäftigungsverbot unterliegen, werden dann in der SQKM Pauschale berücksichtigt, wenn sie mindestens einen Tag im Monat Arbeit erbracht haben. Wenn dies nicht der Fall ist, werden sie nach der Regelung in § 37 Abs. 2 Nr. 4 KiTaG nicht berücksichtigt. Eine gesonderte Kennzeichnung dieser Mitarbeiter:innen ist nicht vorgesehen.

• Erfassungsdatum Personal

Mit welchem Tag (von-Datum) soll das Personal erfasst werden? Reicht eine Erfassung mit dem Datum ab 01.12.2024/ 01.01.2025 oder das Datum des tatsächlichen Arbeitsbeginns?

Schaut die Kita-Datenbank für die Januar-Finanzierung in die Vergangenheit bzgl. Abwesenheiten?

Antwort vom Sozialministerium:

Ja, eine Erfassung ab 01.01.2025 reicht aus. Das Personal kann auch mit dem Datum des tatsächlichen Arbeitsbeginns erfasst werden.

• Müssen personelle Änderungen der letzten Jahre erfasst werden? Wenn ja, mit welchem Hintergrund?

 Antwort vom Sozialministerium:

Nein.

• Mitarbeitende mit Stundensplittung Fachkraft / QM bzw. Fachkraft / PiA-Anleitung. Soll für QM bzw. PiA-Anleitung eine separate (und wenn ja welche) Tätigkeit hinterlegt werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Nach § 37 Abs. 2 Nr. 1 KiTaG werden Kräfte nicht berücksichtigt, soweit sie in der Fachberatung oder als Beauftragte für Qualitätsentwicklung tätig sind. Entsprechend wären nur die Stunden als Fachkraft zu hinterlegen bzw. zu erfassen.

• Sprachfachkraft: Ist das schon anzukreuzen, wenn die Mitarbeitenden das Zertifikat Sprachenbildung haben?

Antwort vom Sozialministerium:

Nein, mit dem Haken ist die zusätzliche Fachkraft für Sprachkitas gemeint, nicht eine Angabe zum Zertifikat Sprachenbildung bei Mitarbeitenden.  

• Wie (mit welchem Tätigkeitsbereich) sollen Leiharbeiter, Springer, Vertretungen erfasst werden und bei welcher Kita (Vertretungspool)?

Antwort vom Sozialministerium:

Es sind die entsprechenden Tätigkeitsbereiche zu erfassen, in welchen die Springerkraft arbeitet. Zusätzlich sind die Stunden anzugeben, die in der Einrichtung durchschnittlich geleistet werden. Insgesamt darf die Aufteilung der Stunden die vertragliche Wochenarbeitszeit nicht überschreiten.

Nachfrage:

In der Praxis ist es nicht selten der Fall, dass Vertretungen, Springer, Leiharbeiter nur für 1-2 Tage in der Kita einen Einsatz haben. Wie soll dies erfasst werden, damit es Auswirkung auf die Förderung hat, da ein Einsatz nicht immer unbedingt über den 16. des Monats erfolgt?

Antwort vom Sozialministerium:

Es sind die durchschnittlich geleisteten Wochenstunden in der Einrichtung zu erfassen. Bspw. Annahme: bei einer täglichen Arbeitszeit von acht Stunden, an zwei Tagen im Monat, also 16 Stunden im Monat, wären vier Wochenstunden einzutragen.

Fallkonstellation:

In Kitas gibt es Vertretungskräfte, die als weitere Kraft vom Träger geführt werden:

Welcher Tätigkeitsbereich soll ausgewählt werden? Bei Tätigkeitsbereich „betreuende Hilfskraft“ kann als Qualifikation nicht Erzieher ausgewählt werden.

Muss sich dann die Frage gestellt werden, nach welcher Eingruppierung die Mitarbeiter bezahlt werden, sodass man dann den richtigen Tätigkeitsbereich in der Kita-Datenbank definieren kann?

Antwort vom Sozialministerium:

Betreuende Hilfskraft ist nur anzugeben, wenn die entsprechende Qualifikation nicht vorliegt. Im oberen Fall, beim Vorliegen der Qualifikation „Erzieherin“, wäre der Tätigkeitsbereich „Gruppenleitung“ oder „Assistenz im Gruppendienst“ anzugeben.

• Was zählt zu Abwesenheiten im Sinne des SQKM-Personalreiter und der Finanzierung? geplante Abwesenheiten, wie Urlaub? Oder nur ungeplante bzw. längerfristige Abwesenheiten?

Antwort vom Sozialministerium:

Alle Abwesenheiten sind dort zu erfassen, sobald sie eine Dauer von vier Wochen überschreiten.  

• Abwesenheiten sind zu erfassen, sobald 4 Wochen überschritten sind (so der Hinweis in der Kita-Datenbank). Sofern der erste Tag der Abwesenheit am 14. des Monats ist, die erste Krankschreibung für eine Woche ausgestellt wird und diese aber immer weiter verlängert wird, sodass 4 Wochen überschritten werden. Dann müsste eine rückwirkende Erfassung stattfinden?

Antwort vom Sozialministerium:

In diesem Fall wird das Datum rückwirkend auf den ersten Tag der Abwesenheit gestellt.

• Die Verwaltungskraft ist mit 3,75 Stunden angestellt. Erfasse ich diese mit den korrekten Stunden, oder nur mit 2 Stunden, da nicht mehr refinanziert wird?

Antwort vom Sozialministerium:

Bitte mit den korrekten Stunden, die die Verwaltungskraft leistet, erfassen. Das über das Gesetzt hinausgehende Stundenkontingent wird vom System automatisch gekappt.

• Bei der Abrechnung des erfassten Personals wird darauf geschaut, was an Tätigkeit/Qualifikation höherwertig ist, richtig?

Antwort vom Sozialministerium:

Korrekt, es wird immer die höherwertige Qualifikation zugrunde gelegt.

Nachfrage

Welches Feld im Reiter SQKM-Personal hat Auswirkungen in der Finanzierung bzw. wird dafür herangezogen?

Antwort vom Sozialministerium:

Bei Einrichtungsleitung und stv. Einrichtungsleitung ist die Angabe des Tätigkeitsbereichs relevant. Bei Gruppenleitung und Assistenz im Gruppendienst ist die Qualifikation relevant.

Fallkonstellation:

Ein MA hat die Qualifikation „Erzieher“, ist auf einer SPA-Stelle eingestellt und wird nach S3 (SPA) bezahlt. Wie soll hier die Erfassung in der Datenbank aussehen und was würde dann über die Datenbank finanziert werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Erfassung: Tätigkeitsbereich „Assistenz im Gruppendienst“ & Qualifikation „Erzieher“

Hier würde nach dem KiTaG die Tarifstufe S8a im Personalbudget angerechnet werden.

Fallkonstellation:

Ein MA hat die Qualifikation „Erzieher“, ist auf einer SPA-Stelle eingestellt und wird nach S8a (Erzieher) bezahlt. Wie soll hier die Erfassung in der Datenbank aussehen und was würde dann über die Datenbank finanziert werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Erfassung: Tätigkeitsbereich „Assistenz im Gruppendienst“ & Qualifikation „Erzieher“

Hier würde nach dem KiTaG die Tarifstufe S8a im Personalbudget angerechnet werden.

• Weshalb muss eine Unterscheidung im Tätigkeitsbereich getroffen werden?

Beispiel: Erzieher auf SPA-Stelle und wird nach Erzieher bezahlt. Wenn die Finanzierung nach der Qualifikation zahlt innerhalb des Personalbudget, weshalb ist dann die Angabe als SPA-Stelle wichtig? Demnach könnte es auch als Gruppenleitung erfasst werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Die Darstellung in der KiTa-Datenbank soll der Realität entsprechen. Wenn Erzieher*in als „Assistenz im Gruppendienst“ eingestellt werden, wird dies dementsprechend hinterlegt. Diese Angaben werden auch für das spätere Monitoring relevant sein.

• Einige Mitarbeiter haben zwei Tätigkeitsbereiche, die auch entsprechend ausgewählt werden können. Für die Träger ist es nicht nachvollziehbar, weshalb dann nur die gesamten Wochenstunden anzugeben sind und hier keine Stundensplittung stattfindet. Außer bei Verwaltungstätigkeiten ist eine separate Darstellung möglich. Was ist hierbei der Hintergrund?

Antwort vom Sozialministerium:

Nach dem SQKM wird davon ausgegangen, dass nach der höher eingestuften Tätigkeit bezahlt wird.

• In einer Einrichtung werden ausschließlich Erzieherinnen bzw. Erzieher, also 1. Fachkräfte, beschäftigt. Müssen diese alle im Tätigkeitsbereich als Gruppenleitung erfasst werden, damit diese auch als solche finanziert werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Die Erzieher:innen werden mit der tatsächlichen Tätigkeit und der jeweiligen Qualifikation erfasst. Die Finanzierung orientiert sich dann an der dementsprechenden Qualifikation.

• Wie gebe ich Daten zum Hamburger-Modell (Wiedereingliederung nach längerer AU) ein? Wird dort ein voraussichtlicher rechnerischer Durchschnitt am 16. d. Monats berücksichtigt?

Antwort vom Sozialministerium:

Das Personal wird mit vollem Stundenkontingent (Vertragswochenstunden) berücksichtigt.

Nachfrage:

Hier gibt es bei den Trägern eine andere Auffassung.

Bei der Wiedereingliederung gibt es keine Lohnfortzahlung seitens des AG sondern die Bezahlung erfolgt durch die Krankenkasse, weshalb dann auch keine Erfassung des MA unter SQKM-Personal stattfinden sollte?! Eigentlich dürfte dann erst eine Erfassung nach vollständiger Eingliederung und vollständiger Arbeitsaufnahme stattfinden.

Hier wird eine Klarstellung benötigt, wie mit solchen Fällen genau umgegangen werden soll bzgl. der Erfassung in der Kita-Datenbank und Bezug zur Finanzierung.

Antwort vom Sozialministerium:

Nach § 37 Abs. 2 Nr. 4 KiTaG werden Personen nicht berücksichtig, die im Vormonat und im laufenden Monat keine Arbeitsleistung erbracht haben. Kräfte, die im HH-Modell wieder eingegliedert werden, erbringen faktisch Arbeitsleistung, wenngleich sie als Arbeitsunfähig gelten. Sie werden daher in der Bildung der Einzelansätze berücksichtigt.

• Wie sind die neuen PiAs zu erfassen und wenn ja, mit welchen Tätigkeitsbereichen (gruppenübergreifend) und 39 Wochenstunden?

Antwort vom Sozialministerium:

Es ist der Tätigkeitsbereich „in Ausbildung“ und dann die entsprechende Qualifikation einzutragen. Die Wochenarbeitszeit ist dem jeweiligen Vertrag zu entnehmen.

• Werden die schon für 2025 bewilligte Landesförderung für PiAs wieder aufgehoben und auch diese PiAs müssen dann hier erfasst werden?

Antwort vom Kreis SL-FL:

Dies befindet sich noch in Klärung.

Bestreben ist, dass PiA weiter gefördert wird. Folge wäre dann, dass die Bescheide angepasst werden müssten. Höhe der Zahlungen etc. ist aber alles noch offen.

• Wie kann ich als Mitarbeiter der Kita-Standortgemeinden zukünftig die SQKM-Personaldaten der Einrichtungsträger sehen, um die Förderbeträge 2025 nachzuvollziehen?

Antwort vom Sozialministerium:

Die Standortgemeinden erhalten monatlich über die Kita-Datenbank eine Auswertung der Personaldaten in pseudonymisierter Form. Diese Funktion wird ab April 2025 implementiert.

• Wenn zwei MA sich die Gruppenleitung teilen, werden dann bei beiden der Arbeitsbereich 1. Gruppenleitung, eingetragen werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Ja, bei beiden MA wird der Tätigkeitsbereich „Gruppenleitung“ und die jeweilige Qualifikation, die dazu befähigt, eingetragen.

• In welchen denkbaren Fällen würde beim Arbeitsbereich <keine Auswahl< möglich sein?

Antwort vom Sozialministerium:

Dies ist ein Platzhalter. Es muss ein Tätigkeitsbereich ausgewählt werden.

• Unter dem Reiter „SQKM-Personal“ kann ausgewählt werden, ob ein Pädagoge Gruppenleitung oder die Assistenz im Gruppendienst ist. Sind alle Pädagogen, die in einer S8a eingruppiert sind (Erzieher), als Gruppenleitung zu betiteln?

Antwort vom Sozialministerium:

Nein, es müssen die tatsächlichen Tätigkeiten und die höchste Qualifikation angegeben werden. Wenn die Personen als Assistenz im Gruppendienst tätig sind, dann kann dieser Tätigkeitsbereich ausgewählt werden. Hiervon unabhängig erfolgt die SQKM-Vergütung anhand der Qualifikationen. Wenn die Qualifikation zur Gruppenleitung befähigt, dann erfolgt die Vergütung in Höhe der S8a.

• Wie soll in dem Reiter SQKM-Personal eine Kündigung erfasst werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Es wird ein neuer Eintrag mit dem Enddatum des Vertrages (Feld „Bis“) der Person angelegt werden.

• Haben die Daten unter „Zeiträume“ irgendeinen zählbaren Nutzen oder können diese Daten irgendwie auf den Reiter SQKM-Personal übertragen werden?

Antwort vom Sozialministerium:

Die Angaben dort werden nicht für das SQKM genutzt und eine Übertragung ist auch nicht möglich, da sich die dort abgefragten Daten an der KJH-Statistik orientieren und nicht dem KiTaG. Nutzen=KJH-Statistik kann mit dem Tab digital gefüllt werden.